Siete pasos para la participación de los viajeros

El objetivo es alentarlos a tomar decisiones rentables que mejoren su experiencia y seguridad.

Los programas de viajes corporativos obtienen mejores resultados cuando los viajeros se comportan de cierta manera porque así lo deciden y no porque no tienen opción. La clave está en mostrarles a los viajeros que sus intereses coinciden con los de la empresa cuando se toman decisiones durante el viaje. A eso llamamos participación de los viajeros.

El objetivo es alentarlos a tomar decisiones rentables que mejoren su experiencia y seguridad. El resultado: Las empresas ahorran en el viaje, y los empleados se sienten bien al ayudar a la empresa y a sí mismos. Para que la participación de los viajeros sea exitosa, los Travel Managers necesitan el plan adecuado. A continuación, mostramos cómo formularlo en siete pasos:

1. Defina los objetivos. Comience preguntándose: ¿Cuál comportamiento de los viajeros debe cambiar y por qué? Las respuestas lo guiarán hacia los mensajes clave que debe comunicar. Algunos ejemplos: ¿Este viaje es necesario? ¿Se puede ahorrar tiempo y estrés aprovechando las opciones de reuniones no incluidas en el viaje? ¿Reservó los vuelos y hoteles juntos? ¿Cómo podemos contactarlo si necesita ayuda?

2. Revise sus estrategias de marketing y comunicación actuales. Comience preguntándose: ¿Qué mensajes estamos comunicando a nuestros viajeros actualmente? ¿Son claros? ¿Con qué frecuencia y en qué momentos durante el transcurso del viaje contactamos a los viajeros? ¿Qué canales de comunicación debemos usar? ¿Vale la pena encuestar y entrevistar a los viajeros para saber si creen que la comunicación actual es clara, puntual y de ayuda para ellos?

3. Asegure un presupuesto. Para crear una campaña profesional de comunicación integrada que mejore el comportamiento de los viajeros, se requiere una inversión. Y usted debe demostrar por qué es una inversión que vale la pena realizar. Una solución es encontrar cuentas relativamente pequeñas en presupuestos existentes para crear un caso de negocios. Obtenga ayuda profesional para diseñar un mapa de comunicación estratégica que describa los esfuerzos requeridos para conseguir el objetivo y la manera en que ayudará a que el comportamiento actual de los viajeros se acerque más al deseado. Esto lo ayudará a llevar su caso a los directivos, el departamento de marketing u otros departamentos pertinentes.

4. Cree una marca para su programa de viajes. Muchos Travel Managers se sorprenden al conocer los beneficios de crear una marca para sus programas de viajes. Darle un nombre y una identidad visual al programa no es una cuestión estética. Le proporciona visibilidad y credibilidad al departamento. Además, crea un lazo con los viajeros —un servicio identificable en el que confían para que cuide de ellos si lo necesitan.

5. Cree un cronograma de comunicación. Programe una serie de campañas para evitar mucho trabajo de marketing al mismo tiempo. Para cada campaña, decida qué canales y herramientas son las adecuadas para esos mensajes. Los travel managers necesitan equilibrar el uso de las estrategias de comunicación de promoción y atracción (push and pull) para no inundar a los viajeros con información y provocar una reacción adversa.

6. Escuche. La comunicación es siempre una calle de doble sentido. Escuchar los mensajes de los viajeros es tan importante como hacerles llegar los mensajes de la empresa. Si los viajeros saben con seguridad que sus necesidades son escuchadas y atendidas, es más probable que se entusiasmen con el programa de viajes y estén dispuestos a escuchar los mensajes que usted envíe. Escuchar a los viajeros también es fundamental para conocer lo bueno y lo malo acerca de sus experiencias durante las reservas y los viajes. Los travel managers pueden entonces realizar ajustes para satisfacer mejor las necesidades de los viajeros. Recuerde: mientras mejor se adecue el programa de viajes a las necesidades de los viajeros, mayor será el éxito de su programa y el de ellos. A eso llamamos participación de los viajeros.

7. Mida la rentabilidad de la inversión en la comunicación. El análisis de los datos con herramientas como DecisionSource de BCD Travel permite a los travel managers asignar un valor a la efectividad de las campañas de marketing para la participación de los viajeros. Mida la respuesta de los empleados, por ejemplo, observando el número promedio de días que los viajeros reservaron con anticipación, antes y después de lanzar la campaña diseñada para que compren con antelación. Y es fácil estimar el ahorro de costos obtenidos gracias a esa campaña de reserva anticipada. Por ejemplo, calcule el costo de pasajes reservados con 21 días de antelación en comparación con pasajes reservados con siete días de antelación. Si más viajeros reservan anticipadamente con mayor frecuencia y gastan menos dinero en el proceso los datos demostrarán los resultados del ahorro de costos de su campaña.

Fuente: move LATAM