Caso de éxito: la adopción de una OBT y los ahorros de Hitachi Data Systems se disparan

Las políticas globales y la participación de los viajeros allanaron el camino para grandes logros en varios países; el uso de herramientas de reserva en línea pasó de 0% al 81% en algunos mercados.

El reto: Hitachi Data Systems estaba buscando aumentar los ahorros mediante la adopción de la herramienta de reservas en línea (OBT). La compañía también se trazó como objetivo impulsar el cumplimiento de la política de viajes y mejorar el control de los puntos de compra. Pero Hitachi Data Systems no quería exigir el cambio; más bien, quería que los viajeros participaran en un cambio de su comportamiento.

Hitachi Data Systems buscó la ayuda a BCD Travel. En conjunto, la proveedora de tecnologías de la información y la empresa de gestión de viajes trazaron un plan para:

– Crear una política de viajes global
– Implementar una herramienta de reservas en línea en los países que no contaban con una
– Impulsar ahorros en viajes y gastos al hacer que los viajeros reservaran en línea
– Aumentar las reservas de proveedores preferidos a través de la herramienta de reservas en línea

La solución: BCD realizó una evaluación de la política de viajes de Hitachi Data Systems. Basándose en los hallazgos, BCD luego ayudó a la compañía a desarrollar una única política global de viajes y gastos. La política global reemplazó a 15 políticas regionales que variaban en su contenido y aplicación.

BCD luego implementó una herramienta de reservas en línea en siete países. La herramienta OBT brinda a los viajeros una opción de reserva conveniente. También ayuda a influir en las decisiones de compra. Cada día, los viajeros ven las opciones de los proveedores preferidos a través de la OBT y pueden tomar decisiones de viaje inteligentes.

Las comunicaciones estratégicas con los viajeros y las sesiones educativas bien planificadas fueron fundamentales para el éxito del proyecto de la OBT. Hitachi Data Systems promovió la herramienta de reservas en línea; impartió cursos de capacitación; y ofreció a los viajeros y a los aprobadores de viajes, seminarios web en cada país. Las comunicaciones y la capacitación reforzaron la política de viajes de la compañía; destacaron la importancia de hacer reservas a través de proveedores preferidos; e introdujeron el proceso de compra y reserva en línea.

Los resultados: La implementación de la política global de viajes y de la herramienta OBT en siete países se produjo en 2012. En el cuarto trimestre de 2014, los niveles de adopción de la OBT fueron:

– Francia – 81%
– Reino Unido – 76%
– Australia – 71%
– Brasil – 64%
– Alemania – 35%
– Países Bajos – 27%
– Austria – 21%

En los EE.UU. y Canadá, donde la compañía ya contaba con una herramienta de reserva en línea, la adopción de la OBT se disparó de manera considerable: de 18% en 2012 a 77% en el cuarto trimestre de 2014.

Además, el uso de aerolíneas preferidas subió un 20% y las estadías en hoteles preferidos aumentaron un 13% durante ese tiempo. El aumento del volumen de los proveedores preferidos impulsó el compromiso de los proveedores de Hitachi Data Systems y fortaleció su poder de negociación.

En conjunto, la política global de viajes de HDS; la herramienta de reservas en línea; el refuerzo de los proveedores preferidos; y la sólida capacitación y las comunicaciones con los viajeros aseguraron la capacidad de la empresa para comprometer a los empleados en su misión de ahorrar en viajes.

Fuente: move Latam