7 Razones por las cuales la gestión de viajes debe mudarse a Recursos Humanos

Es hora de que la gestión de viajes se una con Recursos Humanos (RH).

Dentro de las organizaciones, la gestión de viajes es un vagabundo. Puede ser independiente o parte de las finanzas pero comúnmente, recae en compras. Esta tendencia tiene algo de sentido. Viajar es, después de todo, sobre comprar cosas. Esto tiene sentido porque viajar implica negociación con proveedores. Compras es bueno para eso; especialmente cuidando el dinero de la organización. Al final, la compra inteligente de bienes y servicios, puede tener un impacto financiero importante.

Salvo que los viajes de negocios son mucho más que comprar, pienso que es hora de que la gestión de viajes se una con Recursos Humanos (RH) y les diré por qué: RH es responsable de estas 7 áreas de negocios:

Reubicación: la reubicación es responsabilidad de RH. Los viajes de negocios son de hecho, reubicaciones (temporales). Se puede decir que es menos complicado que una reubicación permanente así que agregar los viajes empresariales al portafolio no sería necesariamente una dificultad para RH.

Productividad: como Scott Gillespie lo señala, los viajes de negocios no son realmente sobre moverse del punto A al punto B. Es sobre ayudar a cumplir aquellas metas corporativas. En otras palabras, los viajes de negocios son sobre productividad. La productividad y la eficiencia de la fuerza de trabajo, está definitivamente en casa de RH sin ser una especialidad de compras.

Cultura de la compañía: Hay varios interrogantes involucrados, como: ¿en qué clase vuelan los pasajeros? ¿en qué tipo de habitación se hospedan? ¿cuánto pueden gastar en comidas? ¿cuánta libertad deberían tener para realizar sus propios arreglos en viajes? Preguntas sobre ‘estilo de viaje’ deben alinearse con la cultura y política de personal. Este no es el tipo de cosas que sobresalen en compras pero por otro lado, es de gran atención para Recursos Humanos.

Compensación a empleados: Todavía ¿qué pasa con las negociaciones y con obtener el mejor precio o el mejor valor? No se puede superar a compras con eso. Los viajes de negocios cuestan bastante. Se debe cuidar los gastos o las cosas pueden salirse de control. Esto es bastante cierto pero ¿sabe qué gasto es aún mayor que los viajes de negocios? La compensación a empleados. RH tiene mucha experiencia en esto y sabe cómo obtener lo que se necesita en el precio correcto. ¿No se ha preguntado por qué las negociaciones de salario no son manejadas por compras?

Moral de los empleados: El desgaste es una gran preocupación para las organizaciones. Minimizarlo, es una responsabilidad fundamental de RH. Los viajes de negocios son el principal contribuyente en la pérdida de personas claves y moral baja. Tener el control de los viajes de negocios le daría a RH mucha influencia para luchar por ello.

Seguridad del empleado: RH maneja la seguridad de los empleados en las instalaciones de la compañía. ¿Por qué no podría manejar la de los viajeros? El deber de cuidado es un concepto con el cual RH está muy familiarizado. Para compras, es un ajuste incómodo.

Cumplimiento de políticas: El cumplimiento de las políticas de viajes es otra área que se ajusta mejor a las habilidades de RH. ¿Cuáles serían las consecuencias de su violación? ¿de fraude? ¿cómo se podría motivar a los empleados para que apoyen la política de viajes? Para este tipo de preguntas, compras está bastante perdido comparado con Recursos Humanos.

Fuente: Expense Management – Timesheets – Invoice Processing | DATABASICS
Traducción por: Diana P. Llamas Peña