4 consejos para crear informes claros

El desafío es cómo comunicar las métricas del desempeño del programa a las personas interesadas que son externas a su programa de viajes.

Como travel manager, usted entiende la información importante que contienen sus informes de datos de DecisionSource® de BCD Travel. El desafío es cómo comunicar las métricas del desempeño del programa a las personas interesadas que son externas a su programa de viajes. Para crear informes claros para los ejecutivos que no se dedican a los viajes, comience con estos simples consejos:

Conozca a su audiencia.
Nuestras funciones laborales reflejan nuestras propias prioridades específicas, nuestros estilos de trabajo y nuestros tipos de personalidad. Cuando cree informes para personas interesadas que no son viajeros, piense en sus necesidades y cómo prefieren recibir la información.

– Los viajeros y los representantes de recursos humanos generalmente responden bien a un estilo de comunicación empático que se focaliza en el servicio y la conveniencia para el empleado.
– Los profesionales de finanzas y adquisiciones necesitan ver cifras.
– Los ejecutivos prefieren las métricas en formatos generales que demuestren la forma en que su trabajo afectará a toda la organización.

Sea breve y directo.
No importa cuál sea su audiencia, el tiempo siempre escasea; por lo tanto, proporcione la información más interesante al principio. Use medios visuales y evite el uso de la jerga y siglas relacionados con los viajes. Si captura su atención en los primeros ocho segundos (y luego mantiene breve su presentación), lo escucharán. Hágase preguntas a sí mismo para organizarse.

– ¿Qué espero de mi audiencia? ¿Quiero que comprendan el valor del programa? ¿Estoy buscando su aceptación para iniciativas específicas?
– ¿Cómo voy a demostrar el éxito o las oportunidades? ¿Debería mostrar datos relacionados con los ahorros, las mejoras en el comportamiento de los viajeros, desafíos específicos en el cumplimiento de la política, u otra cosa?
– ¿Toda mi información es práctica? (Recuerde: Los datos sin propósito enturbian su mensaje).

Muestre los datos apropiados y elija medios visuales atractivos.
Asegúrese de que la información y la presentación se ajusten a sus objetivos y a su audiencia. Hágase estas preguntas:

– ¿Cuáles dos o tres indicadores clave de desempeño deben tener un papel protagónico en mi presentación?
– ¿La información sobre proveedores puede aportar perspectivas adicionales?
– Y lo más importante: ¿Es mi información oportuna?

Una vez que haya elegido la información correcta, piense detenidamente cómo la presentará. ¿Su audiencia prefiere tablas o gráficos? Ofrezca una presentación en PowerPoint que sea fácil de ver. Si les gustan las listas, proporcione un archivo en PDF luego de la presentación. Si requieren muchos detalles, como un cálculo de los viajeros o los departamentos que no cumplen con la política, presente una hoja de cálculo.

Termine con firmeza.
No analice de más las cosas. Sea directo al explicar las conclusiones que pueden obtenerse a partir de los datos y ofrezca opciones acerca de qué hacer. Asegúrese de que toda la información adicional que presente sea clara, no se desvíe del tema y respalde su mensaje. Diga a los interesados exactamente lo que usted necesita de ellos, y presente un plazo de tiempo.

Fuente: move Latam